A Digitalização dos Atos Notariais: A Revolução na Acesso às Certidões Notariais Permanentes
A digitalização dos atos notariais em Portugal está prestes a transformar a forma como empresas e famílias acedem a documentos importantes. Num futuro próximo, todos os atos realizados pelos notários — como escrituras públicas, contratos de mútuo, doações, atas de reuniões de órgãos sociais, entre outros — estarão digitalizados e acessíveis online, permitindo uma maior conveniência e eficiência para os cidadãos e entidades que necessitam destes documentos.
Neste artigo, vamos explorar como esta mudança vai funcionar, os benefícios para os utentes e o impacto na relação com os notários.
1. A Digitalização dos Atos Notariais: Como Vai Funcionar?
Com a nova plataforma, os atos notariais realizados em Portugal serão arquivados eletronicamente numa base de dados gerida pela Ordem dos Notários. Isto significa que, em vez de os documentos serem guardados apenas fisicamente, num cartório específico, passarão a estar disponíveis num arquivo eletrónico centralizado.
Tal como acontece atualmente com a certidão permanente de registo predial, os utentes poderão solicitar online as certidões de atos notariais e obter um código de acesso. Este código permitirá a visualização e consulta do documento em qualquer lugar, dispensando a necessidade de exibir o documento original perante entidades públicas ou privadas, durante o prazo de validade da certidão.
2. Certidão Notarial Permanente: O Que é e Como Funciona?
A Certidão Notarial Permanente será um documento eletrónico que permitirá o acesso contínuo a atos notariais, como escrituras públicas, testamentos, contratos e outros documentos relevantes. O utente poderá solicitar esta certidão através de um sistema online, sem precisar de se deslocar fisicamente ao cartório onde o ato foi realizado.
Ao obter o código de acesso à certidão, qualquer pessoa ou entidade poderá consultar o documento digitalmente, eliminando a necessidade de transportar ou apresentar o documento original. Este código terá uma validade mínima de um ano, podendo ser renovado ou atualizado conforme necessário.
3. Quais os Atos Notariais que Serão Digitalizados?
Inicialmente, a obrigatoriedade de digitalização abrangerá os atos notariais que requerem participação de informação à Conservatória dos Registos Centrais. Isto inclui:
Escrituras públicas;
Testamentos públicos;
Depósitos, aprovações e aberturas de testamentos cerrados e internacionais.
Estes documentos passarão a ser guardados no arquivo eletrónico centralizado e poderão ser solicitados de forma digital.
4. Benefícios para Empresas e Famílias
A digitalização dos atos notariais trará uma série de vantagens tanto para empresas quanto para famílias, tornando o acesso a documentos notariais muito mais rápido e simples.
Acesso facilitado: Os utentes poderão solicitar certidões de atos notariais online, eliminando a necessidade de deslocações ao cartório onde o ato foi realizado. Isto é particularmente útil em situações de urgência ou para pessoas e empresas que se encontram longe do local onde os documentos estão depositados.
Economia de tempo: A possibilidade de aceder digitalmente aos documentos poupa tempo tanto para cidadãos quanto para empresas, especialmente em processos que envolvem várias partes ou instituições em diferentes localizações.
Segurança jurídica: Com a digitalização, os atos notariais passam a estar arquivados num sistema centralizado e seguro, o que reduz o risco de perda ou extravio de documentos físicos.
Dispensa de apresentação do original: A obtenção do código de acesso à Certidão Notarial Permanente elimina a necessidade de apresentar o documento original perante entidades públicas ou privadas, facilitando a burocracia.
5. Custos e Validade
Em termos de custos, não estão previstas alterações significativas em relação aos valores atuais para a obtenção de certidões notariais. Ou seja, os cidadãos e empresas poderão continuar a usufruir dos mesmos serviços sem um aumento de encargos.
A certidão notarial permanente terá um prazo de validade de, pelo menos, um ano, durante o qual o documento poderá ser consultado quantas vezes for necessário através do código de acesso.
6. A Plataforma de Gestão: Simplicidade e Eficiência
A plataforma através da qual tudo se processará será gerida pela Ordem dos Notários e permitirá um acesso rápido e centralizado a todos os atos notariais digitalizados. Cada cartório terá os seus documentos organizados e integrados na base de dados, mas a consulta será sempre feita através de um único arquivo eletrónico central, o que facilita a gestão e a consulta por parte dos utentes.
Esta plataforma vai proporcionar um ambiente seguro e eficiente, onde os atos notariais estarão arquivados digitalmente, garantindo o seu fácil acesso e preservação.
7. Quando Entrará em Vigor?
De acordo com o anteprojeto da portaria, a digitalização obrigatória dos atos notariais e a implementação da Certidão Notarial Permanente deverão entrar em vigor seis meses após a publicação oficial da portaria. Este prazo permitirá a adaptação dos cartórios e a preparação técnica para a utilização da nova plataforma digital.
Conclusão
A digitalização dos atos notariais e a criação da Certidão Notarial Permanente marcam um grande passo na modernização dos serviços notariais em Portugal. Este avanço trará mais comodidade, segurança e eficiência para cidadãos, empresas e entidades que dependem da consulta de documentos notariais. Com a possibilidade de solicitar certidões online e aceder a documentos de qualquer local, este processo promete simplificar a vida dos utentes, mantendo ao mesmo tempo os elevados padrões de segurança jurídica que os notários oferecem.
Se precisar de mais informações sobre a digitalização dos atos notariais ou sobre a obtenção de uma Certidão Notarial Permanente, entre em contacto com o Cartório do Montijo. Estamos prontos para ajudá-lo a usufruir de todos os benefícios deste novo sistema!
